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Bausteine für schlanke Prozesse
Für die Optimierung der Abläufe im Unternehmen bieten
sich folgende Ansatzpunkte an, die je nach Fragestellung zielgerichtet
eingesetzt werden:
Wertstromdesign
Wertstromdesign ermöglicht die Optimierung von Prozessen im
Unternehmen über Abteilungsgrenzen hinweg. Die Methode ist
Teil des Toyota Produktionssystems und hat seit einem Gastjahr von
Prof. Rother am Fraunhofer IPA in Deutschland große Verbreitung
erfahren. Neben einer einfachen Zeichensymbolik bietet die Methode
eine Vorgehensweise zur Verbesserung an. Dem Fraunhofer IPA ist
es aufgrund seiner Erfahrung in der Produktion gelungen, die Methode
und die Schritte zum Soll erfolgreich auf die Administration zu
übertragen.
Ergebnisse durch Wertstromdesign:
- Kundenorientierte Abläufe im Büro
- Beseitigung von Verschwendung durch Eliminierung nicht wertschöpfender
Prozessschritte
- Reduzierung der Durchlaufzeit und Informationsbestände
- Erhöhung des Servicegrads und der Termintreue
- Gemeinsame Sprache aller Beteiligten
- Standardisierte Symbole und Zeichnungen
- Für alle Mitarbeiter leicht erlernbare und verständliche Methode
Die Einführung von Wertstromdesign erfolgt in 3-tägigen
Pilotworkshops gemeinsam mit den Prozessbeteiligten für diesen
Wertstrom. Follow-Up-Termine stellen die Umsetzung im Unternehmen
sicher.
Standards im Büro
Wenn Sie die Qualität und Effizienz von bestimmten Tätigkeiten
steigern wollen, bietet sich die Methode „standardisierte
Arbeit“ an. Hierbei geht es darum, unter verschiedenen Varianten
der Tätigkeitsausführung die bestmögliche auszuwählen
und für alle verbindlich zu machen. Beispiele für Standards
im Büro sind Checklisten für die Auswahl eines neuen Lieferanten
oder klar vereinbarte Reaktionszeiten auf Anfragen aus anderen Abteilungen.
Ergebnisse durch Standards im Büro:
- Einheitliche hohe Qualität der Arbeitsabläufe
- Aus den verschiedensten Ausführungsalternativen wurde die
derzeit beste für alle Mitarbeiter verbindlich gemacht
- Kunden und Kollegen können sich auf die Ergebnisse der Arbeit
verlassen
- Fehler werden als Abweichungen vom Standard sofort erkannt
- Reduktion von physischer und geistiger Verschwendung
- Nutzlose Tätigkeiten, resultierend aus umständlichen Prozessen
- Fehler durch Unwissen
- Einarbeitungszeiten
- Risiken und Verärgerung bei Mitarbeitern bzw. Kunden
Die Einführung von Standards im Büro erfolgt über
3-tägige Workshops mit den Prozessbeteiligten.
5 S im Büro
Ziel von 5S im Büro ist es, durch Ordnung und Sauberkeit am
Arbeitsplatz die Qualität der Arbeitsleistung zu steigern und
die Durchlaufzeiten der einzelnen Aufgaben deutlich zu verkürzen.
Durch die Abfolge der 5S (Sortieren, Systematisieren, Sauber machen,
Standardisieren, Selbstdisziplin) trennen Sie sich von unnötigem
Ballast auf Ihrem Schreibtisch und befreien den Blick für das
Wesentliche.
Ergebnisse durch 5 S:
- Schaffen der Basis für fehlerfreie und effiziente Arbeitsabläufe
- Identifikation der aktuellen und wichtigen Aufgaben fällt
leichter
- Fehler werden schneller erkannt
- Nachhaltigkeit und kontinuierliche Verbesserung des Erreichten
ist gesichert
- Reduktion von physischer und geistiger Verschwendung:
- Störungen und Unterbrechungen
- Bewegung und Transport
- Zusätzliche Arbeit und überflüssige Bestände
- Such- und Wartezeiten
- Risiken und Verärgerung
Die Durchführung einer 5S-Aktion erfolgt in einem 2-tägigen Workshop.
Visuelles Management
In Unternehmen gilt die Weisheit „Was Sie nicht messen können,
können Sie nicht managen“. Doch auch bei Unternehmen,
die Kennzahlen im Bürobereich aufnehmen, sind die aktuellen
Werte dieser steuerungsrelevanten Kennzahlen den Mitarbeitern nur
in den seltensten Fällen bekannt. Aufgabe des „Visuellen
Managements“ ist es, Transparenz, Motivation und Controlling
durch Visualisierung und Kennzahlen zu schaffen.
Ergebnisse durch Visuelles Management:
- Klarheit über die Erfolgstreiber
- Ziele, erfolgsrelevante Kennzahlen und Informationen sind
identifiziert und eindeutig definiert
- Kennzahlen und Ziele sind auf den beobachteten Bereich abgestimmt;
Fehlsteuerungen werden vermieden
- Kennzahlen und Ziele werden laufend für die Beteiligten sichtbar
dargestellt
- Veränderungen werden für alle sichtbar; schnelle Reaktion
ist möglich
- Motivation durch Information
- Die Mitarbeiter haben sich im Wokshop mit den erfolgsbestimmenden
Größen auseinandergesetzt
- Durch die laufende Visualisierung erhalten sie schneller Rückmeldung
über ihren eigenen Beitrag zum Erfolg
Die Einführung von Visuellem Management erfolgt
in Verbindung mit anderen Methoden der schlanken Administration.
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